在對IT進行規劃時,很多企業把大部分精力花在了解決中層經理日常所遇到的棘手問題的項目上。此類項目被稱作“維持性項目”,它們可能在很多方面有用,但它們的凈現值往往很低或為負值。維持性項目能輕輕松松地花掉企業10%到20%的IT預算,但它們中的大多數都不能提高企業的盈利能力。為了使企業在IT上的投資取得更大回報,它們必須改進自己的規劃過程, 讓IT項目更好地反映業務目標和商業戰略,獲得真正的效益。傳統上,企業的高級主管把大部分時間花在決定企業的未來走向上,具有先進理念的企業高級主管則至少花同樣多的時間、甚至更多的時間,研究如何才能達到目標以及為什么這么做能夠成功。
很多企業都說它們的項目有輕重緩急之分,但是很少有企業真正把優先次序落到實處。顧名思義,優先級別高的項目可以“借用”優先級別低的項目的資源。但是真正做到這一點則意味著企業中某些人的利益受到損失,因此很多經理常常過于謹慎地回避利益沖突,而不能在優先次序和利益關系之間進行正確的權衡取舍。當企業同時進行多個項目時,就會出現瓶頸,每個項目得不到足夠的資源,人員在項目之間趕場,浪費了時間。不幸的是,管理人員很少意識到資源過分攤薄的嚴重性。如果現有項目所需資源超過企業的能力,如果員工排不出時間休假或接受培訓,如果某個部門發現它缺乏應付意外事件的靈活機動性,那么經理人員應該斷定公司同時進行的項目太多了。
一旦投資方案得到了批準,企業就應當把人員、流程和技術方面的轉型作為一個不可分割的項目來進行管理,以保證效果。很多公司都試圖把企業資源計劃(ERP)系統或者客戶關系管理系統(CRM)松散地依附于一些小項目。這種辦法不會成功,因為它沒有考慮到有關人員、流程和技術的決策是相互依賴的。比如,在集中實施ERP流程方面,如果不了解它將如何影響流程的績效,你不可能做出正確的決策。又如,不了解調整現有系統、使其能支持新流程的代價有多大,你不可能就改變流程問題做出正確決策。沒有縝密計劃但是也能成功實施轉型項目的經理們,通常依靠的是個人關系和達成目標的強制力---這種辦法不是對任何項目經理都行得通的。缺乏統籌安排常常使項目不得不推倒重來或需要糾偏。此外,還會發生項目趕不上進度、資源浪費、為等待決策而原地踏步的情況。 在項目早期,管理人員有很多機會可以提出自己對項目的要求,但這段時間不會持續很長。在項目醞釀和計劃階段,高層經理需要給項目定位,推動對企業盈利能力有實質性影響的流程、系統和工作職責的轉變。一旦項目開始實施,管理人員再要對項目做出改動,代價非常高,因為項目的各項費用主要發生在這個階段。對管理人員來說,他們在IT項目中所面臨的挑戰包括項目范圍和目標的優化、取得高層管理人員的支持、以及確保項目所帶來的變化能保持下去。統籌規劃可以提高IT項目的投資回報率、降低項目失敗的風險、使項目預算和進度安排更加精確。
自上而下的規劃、統籌治理只能夠保證公司“做正確的事”,而為了讓項目能夠取得最后的成功,公司還必須學會“正確地做事”。被分派到項目小組中的員工往往缺乏必要的經驗。在當今快節奏、流水線化的工作環境中,高級管理人員常常過高估計員工的能力。因此,他們隨意地讓員工承擔起新的責任,而不考慮其是否勝任。此外,很少有公司能夠確保在項目實施的每個階段,所有的項目成員都能完成自己的工作職責。造成項目失敗的另外一個關鍵原因就是,公司未能明確界定項目成員承擔的具體角色和職責,成員也沒有就這一點達成共識。
1、 簽訂協議
2、 支付款項
3、 完成項目、支付尾款
業務管理人員必須了解,對于每個投入使用的信息化解決方案來說,每年的運營、維護和安全保障費用是其實施預算的20%到40%。因此,在大多數公司里,固定的IT營運費用占到IT預算的70%之多。也就是說,大部分IT開支僅僅被用于維持系統現有的性能。為了使信息化項目和服務更加有效,企業必須從這些錯誤中吸取教訓,提高對應用和技術平臺的管理水平。重要的是企業在對平臺進行計劃時應更加主動。具體說來,就是: 在引進新的平臺時進行更深入的分析,明確新的系統如何才能在整個公司范圍內更有效地發揮作用; 在系統升級前周密計劃,使公司能更好地利用整個平臺的新功能,以降低成本、改進工作流(workflow)或提高信息的可獲得性,提高決策能力; 明確平臺之間的依賴關系,整合各業務部門所使用的平臺,以此加快業務運轉,使業績信息具有透明度。
業務與IT的互動關聯 。企業信息化過程中的三個重要影響因素:經營戰略、業務流程與組織、信息架構,而信息化戰略是連接三個因素的重要工具和方法。通過信息化戰略的制定,可以達到以下效果: 1.確保公司IT的投資支持公司的業務流程優化,進而實現公司的經營戰略; 2.確保公司投資的各IT系統的信息架構可以整體集成; 3.確保公司整體的信息架構在經營戰略的指導下,應對業務流程和組織的變化; 4.避免公司在IT項目上的錯誤投資和重復投資,保證整體的投資回報。
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